Šoreiz parunāsim par elektronisko saraksti, kas aizstājusi kādreiz populāro vēstuļu sūtīšanu pa pastu, kā arī kļuvusi par profesionālo attiecību veidošanas un sadarbības partneru tikšanās formātu. Ja jūs vēlaties elektroniskajā vēstulē paust savu viedokli skaidri, pieklājīgi un saprotami, ir vērts ņemt vērā dažus netiķetes likumus, kas jāievēro katram.
Neatkarīgi no tā, cik daudz reižu jau esat lasījuši vai dzirdējuši par to, kādas pieklājības normas ir jāievēro interneta saziņā, pieklājīga uzvedība virtuālajā vidē vēl joprojām ir retums. Bet arī tiem, kuri prot uzvesties, nenāk par ļaunu ik pa brīdim atsvaidzināt iemaņas, jo virtuālajā pasaulē nekas nestāv uz vietas.
Tātad – īsa pamācība virtuālās vides etiķetes zināšanās un to pielietošanā elektroniskajā sarakstē.
Neatkarīgi no tā, kādā iestādē vai kompānijā strādājat, privāto e-pastu neizmantojiet darba vajadzībām, un otrādi. No darba e-pasta sūtītas privātas vēstules un bildes ir konkrēta uzprasīšanās uz nepatikšanām. Darba datorā nedrīkst glabāt personīga rakstura informāciju. Aktivitātes sociālajos tīklos – ieraksti, komentāri, sarakste ar draugiem – darba laikā nav pieļaujamas, atskaitot gadījumus, kad algu jums maksā tieši par to. Darbs ir darbs, un privātā dzīve ir privātā dzīve.
Elektroniskās sarakstes pamatprincipi
Arī tad, ja aizmirsīsiet vai ignorēsiet visus pārējos padomus, vismaz šie būtu jāievēro katram sevi cienošam cilvēkam.
• Sūtot darba pieteikumu vai kādu citu vēstuli no sava personīgā e-pasta, pārliecinieties, lai tā adrese nav vulgāra vai divdomīga. Nez vai kāds vēlēsies pieņemt darbā personu, kura komunicē no adreses Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt., Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt. vai Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt..
• Saņemot ar dusmām, apvainojumiem vai pārmetumiem pilnu e-vēstuli, nekādā gadījumā neatbildiet uzreiz. Ieturiet pauzi, pēc kāda laika pārlasiet saņemto tekstu vēlreiz un pārdomājiet atbildi. Verbāla pingponga spēlēšana radīs tikai vēl lielākas problēmas.
• Vēstules sākumā un noslēgumā vienmēr iekļaujiet kādu sirsnīgu frāzi vai teikumu. Tas jūsu tekstam ļaus izskatīties profesionālam, noslīpētam un pārdomātam.
• Pārlasiet tekstu, lai tajā nav drukas, gramatisku vai stila kļūdu.
• Ja vien elektronisko vēstuli nesūtāt savam mīļotajam vai labākajai draudzenei, to nevajadzētu nosūtīt nakts vidū. Bieži vien arī labi domāta vēsts var tikt pārprasta vai neadekvāti komentēta, ja tā būs nosūtīta plkst. 3.00 naktī.
• Iedomājieties situāciju: jūs kādam esat uzrakstījis garu un detalizētu vēstuli, vairākas nedēļas gaidījis atbildi, bet, kad tā pienāk, tajā ir tikai viens vienīgs vārds. Sajūtas nav īpaši patīkamas, vai ne? Par to ir jāpadomā, pirms līdzīgi atbildat kādam, kurš rakstījis jums.
• Uz vēstuli jāatbild pēc iespējas ātrāk. Biznesa pasaulē parasti tiek ievērots 24 stundu princips. Ja jums nepieciešams vairāk laika, vēlams aizsūtīt ziņu: "Paldies! Jūsu vēstuli saņēmu. Atbildi došu tuvāko dienu (nedēļas) laikā." Katrā ziņā – neatstājam cilvēku karājoties virtuālajā Visumā bez atbildes.
• Vēl viens zelta likums, kas ir spēkā interneta sarakstē: jo ātrāk jūs atbildat uz vēstuli, jo īsāka drīkst būt atbilde.
Elektroniskās vēstules saņēmējs
• Aizpildot vēstules adresātu sarakstu, iekļaujiet tajā tikai tos, kuriem tiešām nepieciešama jūsu ziņa. Kolēģi, kuri sūta bezgalīgas sarakstes darbabiedriem, kam ar konkrēto tēmu nav nekāda sakara, ir kaitinoši.
• Arī "Reply to all" izmantojiet tikai tad, kad tiešām visiem, kas saņēmuši vēstuli, ir nepieciešams sūtīt atbildi.
• Izmantojiet "BCC" lauciņu, kad nevēlaties, lai visi adresāti redz pilnu saņēmēju sarakstu.
• No personām, kuru vārdi ir adresāta ailītē "To", tiek sagaidīta atbilde. Savukārt tiem, kuri ierakstīti lauciņā "CC", e-pasts ir tikai zināšanai.
• Jo mazāk cilvēku iekļauts sarakstē, jo labāk.
Elektroniskās vēstules temats
• Vēstules temats (Subject) ir svarīgākā lieta, jo to saņēmējs izlasa pirmo.
• Precīzi definēts temats var paveikt brīnumus, savukārt izplūdis, neizprotams vai neko neizsakošs palīdzēs vēstulei tikt aizmirstai, pārprastai, neatbildētai.
• Vēstules temata lauciņā vislabāk ierakstīt īsu un konkrētu visa teksta esenci. Tādas frāzes kā "Rudens klāt" neļaus saņēmējam uzreiz nojaust vēstules saturu, steidzamību un arī to atrast, ja tas būs nepieciešams.
• Temata formulēšanā vislabāk pieturēties pie 2–7 vārdiem.
• Neatkarīgi no tā, cik ļoti lielā steigā rakstāt, temata ailīti nevajadzētu atstāt tukšu. Nav patīkami saņemt vēstuli bez virsraksta.
Elektroniskās vēstules saturs
• Darba saziņā elektronisko vēstuļu saturs parasti ir neformāls. Tas gan nenozīmē, ka jūsu e-pastam jākļūst par haotisku miskasti. Galvenais – atcerieties un ievērojiet elektroniskās saziņas pamatprincipus, lai arī ikdienas sarakste ir profesionāla un baudāma.
• Centieties būt pēc iespējas lakoniskāks, precīzāks un konkrētāks. Ja kādas tēmas iztirzāšana prasa vairāk nekā trīs rindkopas, labāk to apspriest aci pret aci vai telefoniski.
• Rakstot vēstuli, pievērsiet uzmanību gramatikai un teikumu struktūrai. Lielajiem burtiem, komatiem ir jābūt savās vietās – tas radīs profesionāla darbinieka iespaidu. Neaizraujieties ar vārdu saīsinājumiem un emociju zīmītēm.
• Skaidri definējiet, ko sagaidāt no vēstules saņēmēja – informāciju, rīcību vai viedokli.
• Ja vēstule ir tikai informatīva rakstura, to arī norādiet.
• Izceliet svarīgo informāciju, bet izvairieties izmantot lielos burtus, jo virtuālajā vidē tas nozīmē kliegšanu.
• Izmantojiet visiem pieejamu fontu formātu un neaizraujieties ar krāsu variācijām.
Elektroniskās vēstules pielikumi
• Pirms pievienojat vēstulei failus, pārdomājiet šādas rīcības nepieciešamību. Piemēram, nevajadzētu pievienot Word dokumentu, ja tajā ir tikai divi teikumi.
• Lai pielikumu varētu atvērt visos datoros, vislabāk izvēlēties PDF formātu.
• Sūtot apjomīgu pielikumu, noteikti to iepriekš sazipojiet vai arhivējiet.
• Pierodiet pievienot pielikumu, pirms esat sācis rakstīt vēstules tekstu, tādējādi izvairīsieties no tā, ka pēc īsa brīža sūtīsiet vēl vienu vēstuli ar atvainošanos un aizmirsto pielikumu.
Ja arī tagad jums šķiet, ka visu šo jau zinājāt, es jūs apsveicu un sūtu virtuālu elektroniskās sarakstes meistara ordeni, un novēlu arī ikdienā šīs prasmes izmantot – kolēģi, draugi un paziņas to novērtēs!
* Netiķete (netiquette) tulkojumā no angļu valodas ir divu vārdu salikums — network (tīkls) un etiquette (etiķete). Tātad elektroniskā sarakste jeb interneta etiķete.